Struktur Organisasi

OrganizationStructure

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

Tipe – tipe struktur organisasi terbagi menjadi 3 yaitu :

-Functional OrganizationStructure

- Project/Divisional Organization Structure

- Matrix OrganizationStructure

:: Tiga tipe Struktur Organisasi :::

A.   Functional OrganizationStructure

Disebut organisasi fungsional karena organisasi ini dipecah atau dikelompokkan menjadi unit berdasarkan fungsinya. Ciri utama organisasi fungsional ialah memiliki strutur piramida dengan konsep otoritas dan hirarki vertikal dengan sifat-sifat berikut :

1.      Prinsip komando tunggal dimana masing-masing personil hanya memiliki satu atasan

2.      Setiap personil mempunyai wewenang dan tanggung jawab yang jelas.

3.      Arus informasi dan pelaporan bersifat vetikal.

4.      Hubungan horizontal diatur dengan prosedur kerja, kebijakan, dan petunjuk pelaksana.

5.      Mekanisme koordinasi perunit, bila diperlukan dilakukan, dengan rapat-rapat atau membentuk panitia perwakilan.

Ø Keuntungan-keuntungan organisasi fungsional :

1.    Memudahkan pengawasan karena personil melapor hanya kepada satu atasan.

2.    Adanya potensi meningkatkan keterampilan dan keahlian individu serta kelompok untuk menjadi spesialis pada bidangnya.

3.    Konsentrasi personil terpusat pada sasaran bidang yang bersangkutan.

4.    Penggunaan sumber daya yang efisian sebai akibat pekerjaan yang sejenis dan berulang-ulang.

5.    Memudahkan pengendalian kinerja personil serta biaya, jadwal dan mutu produk.

Ø Kelemahan organisasi fungsional

1.      Sesuai dengan maksud pembentukannya,struktur fungsional ditujukan untuk menangani kegiatan atau masalah yang dapat diantisipasi dan diklasifikasi. Kesulitan yang dihadapi biasanya keterbatasan struktur fungsional, ialah :

2.      Cenderung memprioritaskan kinerja dan keluaran masing-masing bidang. Hal ini dapat mengurangi perhatian tujuan perusahaan secara menyeluruh.

3.      Makin besar organisasi, makin panjang prosedur pengambilan keputusan, hal ini memungkinkan terjadinya distorsi informasi dan urgensi.

4.      Sulit mengkoordinasi dan mengintegrasikan pekerjaan yang multidisiplin dan melibatkan banyak pihak diluar organisasi.

5.      Kurangnya jalur komunikasi horizontal.

Ø  Contoh organisasi fungsional

B.   Project/Divisional Organization Structure

Yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan proyek/kegiatan yangsedang dijalankan.

›     Keuntungan-keuntungan organisasi project/divisional :

1.      Fokus pada pembagian berdasarkan proyek yang sedang dikerjakan

2.      Masing2 kegiatan proyek mempunyai struktur sendiri, mulai dari pemimpin proyek sampai divisi2nya

3.      Komunikasi di dalam proyek lebih terkendali dan fungsi pengawasan pemimpin proyek  terhadap proyeknya juga mudah

4.      Dibutuhkan lebih banyak SDA untuk masing2 proyek

5.      Ada kemudahan dalam memasukkan konsultan luar (outsourcing) dalam pengerjaan proyek

6.      Setiap karyawan dituntut untuk mempunyai rasa tanggung jawab dan inisiatif yang tinggi

›     Kelemahan organisasi project/divisional :

1.      Kurang cocok untuk organisasi yang membutuhkan banyak proses administrasi dan birokrasi

›     Contoh struktur organisasi project

C.   Matrix OrganizationStructure

Organisasi Proyek Matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk sehingga pada dasarnya  menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dengan organisasi proyek murni.

o   Ada tiga sub dari tipe ini, diantaranya :

§ Weak Matrix => peran Manajer Proyek kuat, peran Manajer Fungsional lemah. Manajer Fungsional hanya sebagai penyedia SDA yang ada.

§   Balanced Matrix => peran Manajer Proyek dan Manajer Fungsional setara.

§  Strong Matrix => peran Manajer Proyek lemah, peran Manajer Fungsional kuat. Manjer Proyek hanya sebagai koordinator proyek.

Ø Keuntungan-keuntungan organisasi matrik :

1.      Proyek mendapat perhatian yang cukup

2.      Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional

3.      Tidak ada masalah yang berat berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika proyek selesai

4.      Tanggapan terhadap keinginan klien dapat dengan cepat diberikan seperti pada organisasi proyek murni.

5.      Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga.

6.      Bila ada proyek yang bersamaan, memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih seimbang untuk mencapai berbagai target proyek yang berbeda-beda

Ø  Kelemahan organisasi matrik :

1.      Terdapat kekuatan berimbang antara Manager Fungsional dan Project Manager sehingga bila terdapat keraguan siapa yg mesti terkena beban, pekerjaan proyek jadi terbengkalai

2.      Perpindahan sumberdaya antar proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing Project Manager karena ingin memastikan proyeknyalah yang sukses, bukan target organisasi secara keseluruhan.

3.      Manajemen matriks melanggar prinsip utama manajemen,yaitu kesatuan komando (unity of command

Ø Contoh struktur organisasi matriks